Privacy Policy

About this Privacy Policy

This Privacy Policy explains how 株式会社ＭｅｄｉｃＴｒａｎｓｌａｔｅ, trading as MedicTranslate, collects, uses, stores, discloses and protects personal information.

Definitions

• “MedicTranslate”, “we”, “us” and “our” mean 株式会社ＭｅｄｉｃＴｒａｎｓｌａｔｅ.
• “Customer” and “you” mean a person who visits our website, contacts us, creates an account, purchases or receives a service, or whose information is provided by an authorised person.
• “Personal information” means information relating to an identified or reasonably identifiable individual.
• “Health information” includes medical, medication, treatment, disability, prescription, clinical and other health-related information.
• “Service provider” means an organisation or individual engaged to support the delivery or administration of our services.

This Policy applies to information processed through our website, online forms and portals, translation and interpreting services, healthcare and clinic-support services, medication and customs-document services, communications, appointment booking, customer support and related business operations.

This Policy does not replace any additional privacy notice, consent form, clinic notice or contractual term provided for a particular service.

Responsible organisation

The organisation responsible for the processing described in this Privacy Policy is:

Where another organisation determines how information is processed, such as a participating clinic or hospital, that organisation may also be independently responsible for its processing.

Applicable privacy laws

Depending on the person’s location, the nature of the service and the circumstances of the processing, our activities may be subject to laws including:

• Japan’s Act on the Protection of Personal Information;
• Australia’s Privacy Act 1988 and the Australian Privacy Principles;
• the European Union General Data Protection Regulation;
• the United Kingdom General Data Protection Regulation; and
• other applicable privacy, healthcare, consumer, communications and data-security laws.

Access to our website from a particular country does not necessarily mean that every law of that country applies to every service.

MedicTranslate is not, solely by providing translation or support services, a covered entity under the United States Health Insurance Portability and Accountability Act. Additional contractual or security arrangements may apply where we work for an organisation subject to specific healthcare privacy requirements.

Information we may collect

We seek to collect only information reasonably required for our services and business operations.

Contact information

This may include name, email address, telephone number, address, preferred language, country or region, emergency contact details and communication preferences.

Account and authentication information

This may include account name, username, identifiers, encrypted authentication information, account status, login history and access records. We do not ask customers to disclose their account passwords to our personnel.

Health and medical information

This may include medical reports, referral letters, discharge summaries, prescriptions, medication lists, pathology or imaging reports, clinical correspondence, vaccination records, allergies, diagnoses, symptoms, treatment history, disability or accessibility requirements, healthcare-provider information and other records submitted for translation, interpreting or service coordination.

Medication and travel information

This may include medication names and dosages, prescribing information, supporting medical certificates, intended travel dates, arrival or departure information, destination, customs or import-application details, passport or identity-document information where required, visa or residency information and correspondence with government or customs authorities.

Translation, interpreting and clinic-support information

This may include source and translated documents, requested languages, terminology preferences, appointment details, healthcare-provider details, interpreter availability, accessibility requirements, quality-control notes, clinic correspondence and service-support records.

Identity and authority information

Where necessary, we may collect proof of identity, proof of guardianship, authority-to-act documents, consent forms, powers of attorney and evidence that a person may provide or receive information on behalf of another person.

Payment and transaction information

This may include billing details, transaction amount, payment status, invoice details, transaction identifiers, refunds, tax information and limited payment-method information supplied by the payment processor. MedicTranslate does not ordinarily store complete payment-card numbers or card security codes on its own servers.

Communications and technical information

We may collect emails, support requests, telephone or video communications, messages, complaints and feedback, as well as IP address, browser and device type, operating system, approximate region, pages viewed, referral source, access time, session information, cookie identifiers, error reports and security logs.

Professional and contractor information

For translators, interpreters, healthcare providers, clinic representatives, suppliers and contractors, we may collect professional contact information, qualifications, language capabilities, registrations, experience, availability, contracts, confidentiality undertakings, payment details, tax information, assignments, quality records and related communications.

Information about another person

A customer may provide information about a patient, child, family member, travelling companion or authorised representative. The person providing the information must have lawful authority to do so and should provide the other person with access to this Policy where reasonably practicable.

How we collect information

We may collect information:

• directly from you;
• through the MedicTranslate website or portal;
• when you purchase or request a service;
• through email, telephone, video call or messaging services;
• when you upload a document or book an appointment;
• from an authorised family member, guardian or representative;
• from a clinic, hospital, pharmacy or healthcare professional where authorised;
• from an assigned translator or interpreter;
• from payment, booking and other service providers;
• through cookies and similar technologies;
• from publicly available professional or business sources; or
• where collection is permitted or required by law.

Where reasonably practicable, we collect personal information directly from the individual concerned or from an authorised representative.

How we use information

We may use personal information to:

• translate medical and related documents;
• arrange or provide interpreting;
• validate translated content;
• support medication and customs documentation;
• assist with clinic identification and appointment arrangements;
• facilitate communication between customers and service providers;
• issue quotations and invoices, process payments and manage refunds;
• assign authorised translators, interpreters and other professionals;
• provide service, appointment, delivery, administrative and security notifications;
• authenticate users, control access, prevent misuse and investigate security events;
• review translation quality, correct terminology and improve customer workflows;
• comply with tax, accounting, corporate and legal obligations; and
• manage disputes, complaints, legal claims, audits and privacy or security incidents.

We will not use identifiable medical documents for unrelated advertising or general marketing.

Medication information services

Where a service involves checking medication against Japanese import requirements, the information provided may be assessed by reference to official Japanese sources, including guidance published by the Ministry of Health, Labour and Welfare and its Narcotics Control Department. Any classification result is general information rather than legal or medical advice, and approval decisions rest solely with the Japanese authorities.

Marketing communications

Where permitted by law, we may use contact details to provide information about related MedicTranslate services. You may unsubscribe at any time. Service, transaction and security communications may still be sent where necessary.

Where a service includes an optional marketing opt-in, it is presented unticked by default, is separate from the consent required for the service itself, and is recorded as its own consent record. Declining marketing does not affect the service.

Lawful grounds for processing

The legal basis or authority for processing depends on the applicable law and circumstances. We may process personal information where:

• processing is necessary to provide a requested service or perform a contract;
• you have given valid consent;
• processing is necessary to comply with a legal obligation;
• processing is necessary to protect a person’s vital interests;
• processing is necessary for legitimate business interests that are not overridden by the individual’s rights;
• processing is necessary to establish, exercise or defend legal claims; or
• another lawful basis or exception applies.

Where express consent is required for health or sensitive information, we will request that consent separately or obtain another lawful authority before processing.

We keep records of the consents given through our services, including the time of consent and, where applicable, the versions of the terms and notices in effect, so that consent can be evidenced and later withdrawn.

Health and sensitive information

We recognise that medical and health information requires a high level of protection. We seek to process such information only where it is reasonably necessary for a requested service, the person has consented, an authorised representative has valid authority, processing is required or permitted by law, or another applicable exception is available.

Customers should avoid submitting information that is not relevant to the requested service. Where practical, irrelevant information may be redacted before upload, although excessive redaction may affect service completeness.

AI-assisted translation and human validation

Use of approved technology

MedicTranslate may use approved machine-translation systems, artificial-intelligence tools, optical character recognition, terminology-management tools, document-processing tools and quality-assurance systems to assist with text extraction, initial translation, terminology consistency, formatting, workflow management and quality review.

Human involvement

Where human validation is included in the selected service, an authorised translator, interpreter, reviewer or other qualified person reviews the relevant output. Human review does not guarantee that every document will be error-free.

No independent medical decision-making

MedicTranslate’s AI and translation systems do not independently diagnose medical conditions, prescribe medication, recommend treatment, approve or refuse healthcare, determine insurance eligibility or replace the judgement of a qualified healthcare professional.

Model training

We do not use identifiable customer medical documents to train MedicTranslate’s own general-purpose artificial-intelligence models. We seek to use AI, OCR and machine-translation providers and service configurations under which customer content is not used for general-purpose model training. Provider-specific arrangements may vary and are subject to the applicable service configuration and contractual terms.

Terminology resources

We may use de-identified or aggregated terminology corrections to improve internal glossaries and translation consistency. We seek to remove information that directly identifies a patient or customer before such terminology is reused.

Telephone line and AI receptionist

Our telephone line is answered by an AI receptionist. Calls may be recorded and transcribed for quality, service and record-keeping purposes, and callers are told this at the start of the call. The AI receptionist collects only the details needed to respond to your enquiry (name, email address, telephone number, the service you are interested in and, for partner-doctor bookings, your preferred appointment time). It does not ask for medical details, My Number or other identity numbers, and it does not give medical, legal or immigration advice. A call summary is sent to our team, and a short confirmation email is sent to you where you have confirmed your email address. Call audio, transcripts and summaries are processed by Retell AI and Twilio (see the provider list below) and are retained for 60 days (see the Retention and deletion section). If you prefer not to speak with the AI receptionist, you can contact us by email instead.

Website chat assistant

Our website offers an AI chat assistant. It answers questions about our services and prices and gives you links to start a request. If you would like our team to follow up, it asks only for your name, email address and, if you choose, your telephone number, and it asks you not to share medical details, My Number or other identity numbers in the chat. It does not give medical, legal or immigration advice. Chat messages are processed by Retell AI in the United States and are retained for 60 days (see the Retention and deletion section). When you leave contact details, our team receives an internal notification with those details and the service you asked about, and your name, email address and telephone number may be saved in our CRM; the chat conversation itself is not emailed to you and is not added to our CRM. Your browser may also keep a copy of the chat on your device until you clear your browser data. If you prefer not to use the chat, you can contact us by email instead.

When we disclose information

We do not sell or rent personal information. We may disclose information where reasonably necessary to:

• authorised MedicTranslate employees, officers and contractors;
• assigned translators, interpreters and reviewers;
• clinics, hospitals, doctors, pharmacies and healthcare organisations where requested or authorised;
• notaries and document-service providers;
• cloud, hosting, cybersecurity, communications, booking, analytics and other technology providers;
• payment providers such as Stripe;
• lawyers, accountants, auditors, insurers and consultants;
• parties involved in a lawful corporate restructuring or transaction; and
• public authorities, courts or other recipients where disclosure is required or permitted by law.

Assigned professionals are required to comply with confidentiality, privacy and security obligations and receive only the information reasonably necessary for their work.

International access and overseas transfers

MedicTranslate operates internationally and may work with customers, professionals and service providers in more than one country.

Regional storage

Where supported by the relevant service configuration, we seek to use Japan-based infrastructure for services primarily delivered in Japan and Australia-based infrastructure for services primarily delivered in Australia.

The location of primary storage does not necessarily mean that every associated support process, communication, log, backup or authorised access occurs exclusively in that country.

International access

Personal information may be accessed or processed from another country where an assigned professional is located overseas, a customer requests a cross-border service, a provider operates internationally, technical support is delivered from another location, a clinic or professional is overseas, or an international payment or booking provider is used. Our team includes staff and contractors based in Australia, who may access personal information to provide the service.

Countries where providers process information

Some service providers store or process information outside Japan and Australia. In particular, information may be processed in the United States (Anthropic, OpenAI, Stripe, Resend, Google, Meta/WhatsApp, Retell AI, Twilio, Calendly, Microsoft and Cloudflare's global network), the European Union (Lovable, Sweden) and Australia (HubSpot). The United States does not have a comprehensive federal privacy law equivalent to the APPI or the Australian Privacy Act; protection there depends on sector and state laws and on our contracts with each provider. The European Union is recognised by Japan's Personal Information Protection Commission as having an equivalent standard of protection. We choose providers that commit to confidentiality, security, limited use of data, and no model training on customer content, and we review these arrangements regularly.

Where your information is stored and which providers handle it

Customer records, uploaded documents and assessment data for our Japan services are stored on Supabase infrastructure located in Tokyo, Japan. Our website, email, payment and CRM providers (Cloudflare, Lovable, Google, Resend, Stripe and HubSpot) keep their own operational logs or records, which may be stored in the United States, the European Union, Australia or other locations. The following service providers may also handle personal information on our behalf. Each is bound by its published privacy and security terms and, where available, a data-processing agreement, and receives only the information needed for its function.

• Supabase (database, file storage and authentication) — data stored in Japan; provider headquartered in the United States.
• Anthropic (Claude AI models used to assist regulatory assessment and translation drafting) — processed in the United States. Under the commercial API configuration we use, Anthropic states that inputs and outputs are not used to train its models by default; we do not enable training use and do not submit customer content as feedback.
• Stripe (payment processing) — United States, with regional processing; we do not store full card numbers.
• HubSpot (customer-relationship and enquiry records; from the Platform, limited contact and status fields only, no medicine names; messages sent through our website enquiry forms are stored as written, including any medicine or health details you choose to include) — hosted in HubSpot’s Australian data centre (Sydney); provider headquartered in the United States.
• Resend (sending of Platform service emails, such as sign-in and confirmation codes and service notifications) — provider headquartered in the United States.
• Google (business email, document storage and website analytics) — United States and other Google regions.
• Lovable (development and hosting of the web interface of our online Platform) — provider headquartered in Sweden.
• OpenAI (ChatGPT, which our staff may use as a drafting and checking aid when preparing assessments and translations; a member of our team reviews the output before anything is provided to you) — processed in the United States.
• Cloudflare (website delivery and security) — global network; provider headquartered in the United States.
• Meta Platforms / WhatsApp (messaging, where you choose to contact us that way) — United States and other Meta regions.
• Retell AI (AI telephone receptionist and website chat assistant: call audio, chat messages, transcripts and summaries) — United States.
• Twilio (telephone network connection for our 050 number) — United States, with regional routing.
• Calendly (appointment booking and booking-page payments) — United States.
• Microsoft (Clarity website usage analytics, where you consent; OneDrive business file backup) — United States and other Microsoft regions.

Depending on the service and provider, personal information may be processed in Japan, the United States, Australia and the other countries or regions described above. Where Japan’s Act on the Protection of Personal Information requires measures for a transfer to a foreign third party, we apply the applicable mechanism, obtain consent where required, and provide the information required by law about the destination country, its personal-information protection system and the recipient’s safeguards. Where the destination country cannot be identified in advance, we provide the information required by applicable law for that circumstance. This section is our current list of material providers and processing locations and is updated when they change.

Where we later store an encrypted backup of Japan data in Australia, or begin serving Australian customers from Australian infrastructure, we will update this section before doing so.

Safeguards

Where required, we seek to use contractual privacy terms, data-processing agreements, access controls, encryption, transfer assessments, data minimisation, regional configuration, vendor due diligence and legally recognised transfer mechanisms.

Security safeguards

We apply safeguards designed to protect personal information against loss, misuse, unauthorised access, alteration and disclosure. Depending on the system and service, these may include:

• encryption in transit and at rest;
• role-based permissions and access controls;
• multi-factor authentication;
• logging, monitoring and malware protection;
• secure cloud storage and document-transfer processes;
• confidentiality obligations and personnel access restrictions;
• device-security requirements;
• backup and recovery controls;
• supplier assessments; and
• incident-response procedures.

No Internet-based transfer or storage system can be guaranteed to be completely risk-free. Customers are responsible for securing their own devices, email accounts, passwords and downloaded documents.

Retention and deletion

We retain personal information only for as long as reasonably necessary to provide and support services, maintain security, resolve disputes, manage legal claims, comply with tax and accounting requirements and meet other lawful business purposes.

Medical documents

Unless a different period is disclosed for a particular service, uploaded medical documents and completed translation outputs are removed from the active customer-service environment within seven days after delivery or project closure.

A different period may apply where the customer requests and authorises an extension, the service remains incomplete, a correction or dispute is ongoing, retention is necessary for security or fraud investigation, retention is legally required, a legal hold applies or the document forms part of a separately authorised continuing service.

Unpaid translation enquiries

Files uploaded for unpaid or unclosed translation enquiries are automatically removed from our systems after 14 days.

Medication assessment records

Unpaid medication assessment records are de-identified 60 days after they are created: your name, email address, answers and results are removed, and a record that no longer identifies you (such as country and medicine names) is kept for statistics. Paid assessment records are kept for as long as needed to provide the service, honour any credit and meet our legal record-keeping duties.

Self-completion tool audit records

Audit records of the self-completion tool (which fields were entered, by whom and when, the form and help-text versions, and your confirmation before download) are kept separately from the generated form and retained for as long as reasonably necessary to evidence compliance with Japanese law, resolve disputes and meet legal-record requirements, which may be longer than the seven-day period for documents.

Activity logs and security records

Activity and security logs are kept for up to 6 months to evidence payments, credits and our handling of your records. After 60 days, file names, medicine details, IP addresses and browser details are removed from them. When an unpaid assessment is de-identified, or a record is deleted, any email address remaining in these logs is replaced within one day by a coded value that cannot be turned back into your email address; we can match it only if you give us your email. Abuse-prevention counters are deleted after 7 days.

Telephone call records

Call recordings, transcripts and call summaries from our AI receptionist are deleted from the telephony provider’s systems 60 days after the call. The call summary emailed to our team is handled under our email retention and the CRM rules below. Website chat conversations are deleted from the same provider’s systems 60 days after the chat, and the internal chat notification is handled in the same way as call summaries.

Customer relationship (CRM) records

We review our CRM records regularly. Contact records of people who did not become clients, have not agreed to receive updates from us and no longer have an active record with us are deleted.

Backups and system records

Deletion from the active environment may not immediately remove all information from encrypted backups, disaster-recovery systems, security logs, email systems, audit records or records required by law. Residual copies are protected and removed or overwritten according to the applicable retention cycle. Some providers keep short-term operational logs under their own retention rules (for example, up to 90 days). These are outside our seven-day active-environment deletion period.

Account, payment and tax records

Account and administration information may be retained while the account is active and for a reasonable period afterwards. Invoices, transaction records and related business records may be retained for the period required under applicable tax, corporate and accounting laws.

Cookies and similar technologies

Our website may use essential cookies and similar technologies for security, network management, sessions, language preferences, forms, authentication and core functionality.

Subject to applicable consent requirements, we may use analytics services to understand page visits, performance, traffic sources, device categories and interaction with public pages. Advertising or conversion-measurement technologies, where used, are described through the website’s cookie settings or Cookie Policy.

Customers may manage non-essential cookie preferences through the available cookie-control interface and browser settings.

Children and authorised representatives

Our standard services are intended for persons aged 18 years or older.

We may process information relating to a person under 18 where a parent, guardian or legally authorised representative requests the service, a clinic lawfully provides the information, processing is necessary for the requested service and applicable authority requirements are satisfied.

A person under 18 should not independently submit medical, identity or payment information without an authorised adult’s involvement. We may request evidence of identity, guardianship or authority.

Your privacy rights

Depending on applicable law, you may have the right to request:

• confirmation of whether we hold or process your information;
• access to, or a copy of, personal information;
• correction of inaccurate or incomplete information;
• deletion, erasure, restriction or cessation of use;
• cessation of certain disclosures;
• withdrawal of consent;
• objection to certain processing;
• portability of eligible information;
• information about relevant overseas disclosures; and
• review of certain processing involving automated systems.

These rights are not absolute and legal exceptions may apply. We may request information reasonably required to verify identity and authority before responding.

Requests for access, correction, cessation of use or other rights may be sent by email to [email protected]. We aim to acknowledge requests promptly and respond within the period required by applicable law. We do not ordinarily charge for privacy requests, although a reasonable fee may apply where permitted by law.

You can also ask us to delete your information directly on the MedicTranslate Platform, using "Delete My Data" at platform.medictranslate.com. We confirm the request with a code sent to your email address. Unpaid medication assessment records and their uploaded files are deleted when you confirm. Paid records, transaction records, translation jobs and service requests are not deleted automatically; our team reviews them and replies to you, and some records are kept as described under "Retention and deletion".

Privacy complaints

You may contact us if you believe that we have not handled personal information appropriately.

Please include sufficient information for us to understand what occurred, the information involved, when it occurred, the service concerned and the outcome sought.

We will seek to acknowledge the complaint, assess whether further information is required, investigate the matter, communicate the outcome and take appropriate corrective action where necessary.

We aim to provide a substantive response within 30 days. Depending on applicable law, you may also have the right to complain to Japan’s Personal Information Protection Commission, the Office of the Australian Information Commissioner, a relevant EU supervisory authority or the UK Information Commissioner’s Office.

Data and security incidents

MedicTranslate maintains processes for assessing and responding to suspected privacy and security incidents. Where an incident occurs, we may contain and investigate it, assess risk, take remedial action, preserve evidence and notify affected individuals, providers, business partners or regulators where required by law.

Please contact us promptly if you believe that an account has been compromised, a document was sent to an incorrect recipient, an unauthorised person accessed information or another privacy or security event occurred.

Third-party websites and services

Our website or communications may contain links to third-party websites or services. Those parties may collect and process information under their own privacy policies and terms. MedicTranslate is not responsible for the privacy practices of an independent third party merely because we provide a link to its service.

Business customers, clinics and partners

Where a clinic, hospital, employer, insurer, travel provider or other organisation purchases or coordinates a MedicTranslate service, that organisation may provide information to us, we may process information according to its lawful instructions, and additional contractual privacy and security terms may apply.

Each party’s responsibilities depend on the service arrangement and applicable law.

Changes to this Privacy Policy

We may update this Policy to reflect changes to our services, technology, providers, information-handling practices, legal requirements or transparency standards.

The current version will be published on our website with its effective date and version number. Where required by law, or where a change materially affects how existing information is processed, we will provide additional notice or seek further consent.

Language and interpretation

This Policy may be provided in English, Japanese or another language. The English and Japanese versions are intended to describe the same information-handling practices.

If an inconsistency is identified, please contact us so that it can be reviewed. The interpretation required by mandatory applicable law will prevail.

Contact us

本ポリシーについて

本プライバシーポリシーは、株式会社ＭｅｄｉｃＴｒａｎｓｌａｔｅが個人情報を取得、利用、保存、提供および保護する方法について説明するものです。

用語の定義

• 「当社」とは、株式会社ＭｅｄｉｃＴｒａｎｓｌａｔｅをいいます。
• 「利用者」または「お客様」とは、当社ウェブサイトを閲覧する方、当社に連絡する方、アカウントを作成する方、サービスを購入または利用する方、および権限を有する者から当社に情報が提供された本人をいいます。
• 「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該個人を識別できるもの、または他の情報と容易に照合することにより当該個人を識別できるものをいいます。
• 「健康情報」とは、医療、医薬品、治療、障害、処方、診療その他健康に関する情報をいいます。
• 「サービス提供者」とは、当社サービスの提供または運営を支援するために当社が利用する法人または個人をいいます。

本ポリシーは、当社ウェブサイト、オンラインフォーム、顧客ポータル、翻訳・通訳サービス、医療機関受診支援、医薬品・税関関連書類サービス、各種通信、予約、顧客サポートおよび関連事業運営に適用されます。

個人情報取扱事業者

提携する医療機関等が個人情報の取扱方法を独自に決定する場合、当該機関も、その取扱いについて独立して責任を負うことがあります。

適用される個人情報保護法令

利用者の所在地、サービスの内容および個人情報の取扱状況に応じて、当社の活動には以下を含む法令が適用される場合があります。

• 日本の個人情報の保護に関する法律
• オーストラリアのPrivacy Act 1988およびAustralian Privacy Principles
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• 英国一般データ保護規則
• その他適用される個人情報保護、医療、消費者、通信および情報セキュリティ関連法令

特定の国から当社ウェブサイトにアクセスできることのみをもって、その国の全ての法令が全てのサービスに適用されることを意味するものではありません。

取得する個人情報

当社は、サービスおよび事業運営のために合理的に必要な情報に限って取得するよう努めます。

連絡先情報

氏名、Eメールアドレス、電話番号、住所、希望言語、国または地域、緊急連絡先、連絡方法に関する希望等。

アカウントおよび認証情報

アカウント名、ユーザー名、識別子、暗号化された認証情報、アカウント状態、ログイン履歴、アクセス記録等。

健康および医療情報

診断書、紹介状、退院時要約、処方箋、医薬品一覧、病理または画像診断報告書、医療上の通信、予防接種記録、アレルギー、診断、症状、治療歴、障害またはアクセシビリティ上の要望、医療従事者情報等。

医薬品および渡航情報

医薬品名、用量、処方情報、医療証明書、渡航予定日、出入国情報、渡航先、税関または輸入申請情報、必要な場合の旅券・本人確認書類、査証・在留資格情報等。

翻訳、通訳および受診支援情報

原文・翻訳文書、対象言語、用語の希望、予約情報、医療機関情報、通訳手配情報、品質管理記録、医療機関との通信等。

本人確認および権限に関する情報

本人確認書類、親権・後見権を示す資料、同意書、委任状、代理権を示す資料等。

決済および取引情報

請求先情報、取引金額、決済状況、請求書、取引識別子、返金、税務情報、決済事業者から提供される限定的な決済情報等。当社は通常、完全なカード番号またはセキュリティコードを自社サーバーに保存しません。

通信内容および技術情報

Eメール、問い合わせ、電話・ビデオ通話、メッセージ、苦情、フィードバック、IPアドレス、ブラウザ・端末情報、閲覧ページ、参照元、アクセス日時、Cookie識別子、エラー情報、セキュリティログ等。

専門職・委託先情報

翻訳者、通訳者、医療従事者、医療機関担当者、供給者または業務委託先に関する連絡先、資格、対応言語、登録、経験、契約、秘密保持、支払、税務、担当業務および品質管理情報等。

第三者に関する情報

患者、未成年者、家族、同行者または代理人等の情報を提供する場合、情報提供者は適法な権限を有していなければなりません。

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• サービスの購入または依頼
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• 権限を有する家族、後見人または代理人
• 適法な権限に基づく医療機関、病院、薬局または医療従事者
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• 公開されている専門情報または事業情報
• 法令により認められる方法

個人情報の利用目的

当社は、以下の目的で個人情報を利用します。

• 医療文書その他の文書の翻訳
• 通訳の手配または提供
• 翻訳内容の確認
• 医薬品および税関関連書類の支援
• 医療機関の検索および予約調整
• 利用者とサービス提供者との連絡支援
• 見積、請求、決済、返金および取引管理
• 翻訳者、通訳者その他専門職の割当て
• サービス、予約、納品、事務およびセキュリティに関する通知
• 認証、アクセス制御、不正利用防止およびセキュリティ調査
• 翻訳品質、用語および顧客手続の改善
• 税務、会計、会社法その他法令上の義務への対応
• 紛争、苦情、監査、法的請求および事故対応

個人を識別可能な医療文書を、無関係な広告または一般的なマーケティングのために利用することはありません。

医薬品情報サービス

医薬品の日本への持ち込み要件を確認するサービスでは、ご提供いただいた情報を、厚生労働省およびその麻薬取締部が公表する案内等の公的情報に照らして確認する場合があります。分類結果は一般的な情報提供であり、法的助言・医学的助言ではありません。許可の判断はすべて日本の当局が行います。

マーケティングに関する通知

法令で認められる場合、当社サービスに関する情報のご案内に連絡先を利用することがあります。配信はいつでも停止できます。サービス、取引およびセキュリティに関する通知は、必要な範囲で引き続き送信される場合があります。

サービスに任意のマーケティング配信の同意欄が含まれる場合、初期状態は未選択であり、サービス提供に必要な同意とは区別され、独立した同意記録として保存されます。配信を希望されない場合でも、サービスの提供には影響しません。

個人情報取扱いの法的根拠

個人情報を取り扱う法的根拠は、適用法令および状況によって異なります。当社は、契約の履行、同意、法的義務、生命・重大な利益の保護、正当な利益、法的請求またはその他法令上の根拠に基づき個人情報を取り扱う場合があります。

健康情報または要配慮個人情報の取扱いに明示的な同意が必要な場合、当社は別途同意を取得するか、他の適法な根拠を確認します。

当社は、サービスを通じて取得した同意について、同意日時および該当する場合は適用された規約・通知のバージョンを含む記録を保存し、同意の事実の証明および撤回に対応できるようにしています。

健康情報および要配慮個人情報

当社は、医療および健康情報に高い水準の保護が必要であることを認識しています。当社は、依頼されたサービスに合理的に必要である場合、本人の同意がある場合、権限を有する代理人の承認がある場合、法令により要求または許容される場合等に限り、これらの情報を取り扱います。

利用者は、依頼するサービスに関係のない情報を提出しないようにしてください。

AI支援翻訳および人による確認

承認された技術の利用

当社は、機械翻訳、人工知能、光学文字認識、用語管理、文書処理および品質管理の各種ツールを、文字抽出、翻訳案作成、用語統一、書式設定、ワークフロー管理および品質確認の補助として利用する場合があります。

人による関与

選択されたサービスに人による確認が含まれる場合、権限を付与された翻訳者、通訳者、レビュー担当者またはその他の適切な担当者が出力内容を確認します。人による確認は、すべての文書に誤りがないことを保証するものではありません。

医療判断を行わないこと

当社のAIおよび翻訳システムは、独自に医学的診断、処方、治療推奨、医療提供の承認・拒否、保険資格判断または医療従事者の判断の代替を行いません。

モデル学習

当社は、個人を識別可能な顧客の医療文書を、当社の汎用AIモデルの学習に使用しません。当社は、顧客コンテンツが汎用モデルの学習に使用されないAI、OCRおよび機械翻訳の事業者およびサービス設定を利用するよう努めます。事業者ごとの取扱いは異なる場合があり、適用されるサービス設定および契約条件に従います。

用語資料

当社は、内部用語集および翻訳の一貫性を改善するため、匿名化または集計された用語訂正情報を使用する場合があります。

電話回線およびAI受付

当社の電話回線は、AI受付（自動音声応対）が対応します。品質向上、サービス提供および記録保持の目的で、通話は録音および文字起こしされる場合があり、通話の冒頭でその旨をお伝えします。AI受付は、お問い合わせへの対応に必要な情報（氏名、メールアドレス、電話番号、ご希望のサービス、提携医師の予約の場合はご希望日時）のみを取得します。医療上の詳細、マイナンバーその他の身元識別番号はお尋ねせず、医療・法律・在留資格に関する助言も行いません。通話の要約は当社担当者に送付され、メールアドレスをご確認いただいた場合には、お客様にも簡単な確認メールをお送りします。通話音声、文字起こしおよび要約は、Retell AIおよびTwilio（下記の委託先一覧参照）により処理され、60日間保存されます（「保存および削除」の項を参照）。AI受付との通話をご希望でない場合は、メールでお問い合わせください。

ウェブサイトのチャットアシスタント

当社ウェブサイトでは、AIによるチャットアシスタントを提供しています。チャットアシスタントは、当社のサービスおよび料金に関するご質問にお答えし、お手続きを開始するためのリンクをご案内します。当社担当者からの連絡をご希望の場合に限り、氏名、メールアドレスおよび（任意で）電話番号のみをお伺いします。チャットでは医療上の詳細、マイナンバーその他の身元識別番号を入力しないようお願いしており、医療・法律・在留資格に関する助言も行いません。チャットのメッセージは、米国のRetell AIにより処理され、60日間保存されます（「保存および削除」の項を参照）。連絡先をご入力いただいた場合、当社担当者には当該連絡先およびご希望のサービスが社内通知として送付され、氏名、メールアドレスおよび電話番号が当社のCRMに保存される場合があります。チャットの会話内容そのものは、お客様へメール送信されず、当社のCRMにも登録されません。また、ブラウザのデータを消去するまで、お客様の端末にチャットの写しが保存される場合があります。チャットのご利用を希望されない場合は、メールでお問い合わせください。

個人データを提供する場合

当社は個人情報を販売または貸与しません。合理的に必要な場合、以下の者に個人情報を提供することがあります。

• 当社の役員、従業者および委託先
• 担当翻訳者、通訳者およびレビュー担当者
• 依頼または承認を受けた医療機関、病院、医師、薬局および医療関係者
• 公証人および文書サービス提供者
• クラウド、ホスティング、セキュリティ、通信、予約、解析その他技術サービス提供者
• Stripe等の決済事業者
• 弁護士、会計士、監査人、保険会社およびコンサルタント
• 適法な組織再編または事業取引の関係者
• 法令により要求または許容される公的機関その他の提供先

担当専門職には、秘密保持、個人情報保護および安全管理の義務を遵守させ、業務に合理的に必要な情報のみを提供します。

外国からのアクセスおよび越境移転

当社は国際的にサービスを提供しており、複数の国に所在する利用者、専門職およびサービス提供者と業務を行う場合があります。

地域別の保存

関連サービスの設定上可能な場合、主として日本で提供されるサービスについては日本国内のインフラを、主としてオーストラリアで提供されるサービスについてはオーストラリア国内のインフラを使用するよう努めます。

主要な保存場所が特定の国にあることは、関連する全てのサポート、通信、ログ、バックアップまたは権限を有するアクセスが、その国のみに限定されることを意味するものではありません。

海外からのアクセス

担当専門職が海外に所在する場合、顧客が国境を越えるサービスを依頼した場合、委託先が国際的に事業を行う場合、技術サポートが他の場所から提供される場合、医療機関もしくは専門職が海外に所在する場合、または国際的な決済・予約事業者を利用する場合、個人情報は他国からアクセスまたは処理されることがあります。当社の担当者および委託先にはオーストラリアに所在する者が含まれ、サービス提供のために個人情報にアクセスする場合があります。

委託先が情報を処理する国

一部の委託先は、日本およびオーストラリア国外で情報を保管・処理します。特に、米国（Anthropic、OpenAI、Stripe、Resend、Google、Meta/WhatsApp、Retell AI、Twilio、Calendly、MicrosoftおよびCloudflareのグローバルネットワーク）、欧州連合（Lovable、スウェーデン）およびオーストラリア（HubSpot）で処理される場合があります。米国には個人情報保護法または豪州プライバシー法に相当する包括的な連邦法はなく、保護は分野別・州法および当社と各委託先との契約によります。欧州連合は、個人情報保護委員会により日本と同等の水準にあると認められています。当社は、秘密保持、安全管理、利用目的の制限および顧客データをモデル学習に使用しないことを約束する委託先を選定し、定期的に確認します。

保存場所および取扱いを委託する事業者

日本向けサービスの顧客記録、アップロードされた書類および評価データは、日本（東京）に所在するSupabaseのインフラに保存しています。ウェブサイト、Eメール、決済および顧客管理の委託先（Cloudflare、Lovable、Google、Resend、StripeおよびHubSpot）は、独自の運用ログまたは記録を保持しており、これらは米国、欧州連合、オーストラリアその他の地域で保存される場合があります。また、以下の事業者が当社の委託を受けて個人情報を取り扱う場合があります。各事業者は、公表されたプライバシー・セキュリティ条件および（利用可能な場合）データ処理契約に拘束され、その機能に必要な情報のみを受け取ります。

• Supabase（データベース、ファイル保存、認証）— データは日本国内に保存。事業者の本社は米国。
• Anthropic（規制評価および翻訳原案の作成を支援するClaude AIモデル）— 米国で処理。当社が利用する商用API構成では、Anthropicは入力および出力を初期設定でモデル学習に使用しないとしています。当社は学習利用を有効化せず、顧客コンテンツをフィードバックとして送信しません。
• Stripe（決済処理）— 米国（地域処理あり）。当社は完全なカード番号を保存しません。
• HubSpot（顧客関係・問合せ記録。プラットフォームからは連絡先および状況に関する限定的な項目のみを送信し、医薬品名は含みません。ウェブサイトの問合せフォームから送信されたメッセージは、お客様が記載された医薬品名や健康に関する情報を含め、記載内容のまま保存されます）— HubSpotのオーストラリア（シドニー）データセンターでホスティング。事業者の本社は米国。
• Resend（プラットフォームのサービスメール（サインイン用・確認用コード、サービス通知等）の送信）— 事業者の本社は米国。
• Google（業務用メール、文書保存、ウェブ解析）— 米国その他のGoogleリージョン。
• Lovable（オンラインプラットフォームのウェブ画面の開発およびホスティング）— 事業者の本社はスウェーデン。
• OpenAI（ChatGPT。評価および翻訳の準備にあたり、当社スタッフが原案作成および確認の補助として使用する場合があります。お客様に提供する前に、当社の担当者が内容を確認します）— 米国で処理。
• Cloudflare（ウェブサイト配信およびセキュリティ）— グローバルネットワーク。事業者の本社は米国。
• Meta Platforms / WhatsApp（利用者が選択した場合のメッセージ連絡）— 米国その他のMetaリージョン。
• Retell AI（AI電話受付およびウェブサイトのチャットアシスタント：通話音声、チャットのメッセージ、文字起こしおよび要約）— 米国。
• Twilio（050番号の電話網接続）— 米国。地域ルーティングあり。
• Calendly（予約受付および予約ページでの決済）— 米国。
• Microsoft（同意に基づくClarityによるウェブサイト利用状況の解析、OneDriveによる業務ファイルのバックアップ）— 米国その他のMicrosoftリージョン。

サービスおよび事業者に応じて、個人情報は日本、米国、オーストラリアおよび上記に記載するその他の国または地域で取り扱われる場合があります。個人情報保護法上、外国にある第三者への提供に関して措置が必要な場合、当社は該当する仕組みを適用し、必要な場合は本人の同意を取得し、移転先の国の名称、当該国の個人情報保護制度および移転先の保護措置に関する法定の情報を提供します。移転先の国を事前に特定できない場合は、その場合について適用法令が定める情報を提供します。本項は、主要な委託先および処理場所に関する当社の最新の一覧であり、変更時に更新します。

将来、日本のデータの暗号化バックアップをオーストラリアに保存する場合、またはオーストラリアの利用者向けサービスをオーストラリア国内のインフラで提供する場合には、開始前に本項を更新します。

保護措置

必要に応じて、契約上の個人情報保護条項、データ処理契約、アクセス制御、暗号化、移転リスク評価、データ最小化、地域設定、委託先審査および法令上認められた移転の仕組みを利用します。

安全管理措置

当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正利用、不正アクセス、改変および不正提供を防止するため、システムおよびサービスに応じて、以下を含む措置を講じる場合があります。

• 通信時および保存時の暗号化
• 役割に基づく権限管理およびアクセス制御
• 多要素認証
• ログ、監視およびマルウェア対策
• 安全なクラウドストレージおよび文書転送
• 秘密保持義務および担当者アクセス制限
• 端末セキュリティ要件
• バックアップおよび復旧管理
• 委託先評価
• インシデント対応手順

インターネットを利用した移転または保存について、完全にリスクがないことを保証することはできません。

保存期間および削除

当社は、サービス提供、品質管理、アカウント管理、セキュリティ、紛争解決、法的請求、税務・会計上の義務その他適法な事業目的に合理的に必要な期間に限り、個人情報を保存します。

医療文書

特定のサービスについて別の期間を通知する場合を除き、アップロードされた医療文書および完成した翻訳文書は、納品または案件終了後7日以内に、通常の顧客サービス環境から削除されます。

利用者が保存期間の延長を依頼した場合、サービスが未完了の場合、訂正・苦情・紛争が継続している場合、セキュリティ調査、法令上の保存、法的保全または別途承認された継続サービスがある場合は、異なる期間が適用されることがあります。

未払い翻訳依頼

未払いまたは未完了の翻訳依頼のためにアップロードされたファイルは、14日後に当社のシステムから自動的に削除されます。

医薬品アセスメント記録

未払いの医薬品アセスメント記録は、作成から60日後に匿名化されます。氏名、Eメールアドレス、回答内容および判定結果は削除され、お客様を識別できない記録（国名、医薬品名など）のみが統計目的で保存されます。支払済みのアセスメント記録は、サービスの提供、クレジットの適用および法令上の記録保存義務の履行に必要な期間保存されます。

自己入力式フォームツールの監査記録

自己入力式フォームツールの監査記録（どの項目を誰がいつ入力したか、様式および説明文のバージョン、ダウンロード前の利用者の確認）は、生成された様式とは別に保存し、日本法の遵守の証明、紛争解決および法的記録の要件を満たすために合理的に必要な期間保存します。この期間は、書類に適用される7日間より長くなる場合があります。

アクティビティログおよびセキュリティ記録

アクティビティログおよびセキュリティログは、決済、クレジットおよび当社による記録の取扱いを証明するため、最長6か月間保存します。60日を経過したログからは、ファイル名、医薬品に関する情報、IPアドレスおよびブラウザ情報を削除します。未払いのアセスメントが匿名化された場合、または記録が削除された場合、これらのログに残るメールアドレスは1日以内に、メールアドレスに復元できない符号化された値に置き換えます。当該値は、お客様からメールアドレスをご提供いただいた場合にのみ照合できます。不正利用防止のためのカウンターは7日後に削除します。

電話通話の記録

AI受付による通話の録音、文字起こしおよび通話要約は、通話から60日後に電話サービス事業者のシステムから削除されます。当社担当者にメール送信された通話要約は、メールの保存ルールおよび下記のCRMの規則に従って取り扱われます。ウェブサイトのチャットの会話は、チャットから60日後に同事業者のシステムから削除され、チャットに関する社内通知は通話要約と同様に取り扱われます。

顧客管理（CRM）記録

当社はCRMの記録を定期的に見直し、当社のお客様とならなかった方、当社からのお知らせの受信に同意していない方、かつ当社に有効な記録がない方の連絡先記録を削除します。

バックアップおよびシステム記録

通常のサービス環境から削除されても、暗号化されたバックアップ、災害復旧システム、セキュリティログ、Eメールシステム、監査記録または法令上保存が必要な記録から直ちに全てが削除されるとは限りません。一部の委託先は、独自の保存期間（例：最長90日）に基づき短期間の運用ログを保持します。これらは当社の7日間の削除期間の対象外です。

アカウント、決済および税務記録

アカウント情報は有効期間およびその後の合理的な期間、請求書、取引記録および関連事業記録は適用法令で必要な期間保存される場合があります。

Cookieおよび類似技術

当社ウェブサイトは、セキュリティ、ネットワーク管理、セッション、言語設定、フォーム、認証および基本機能のために必須Cookie等を利用する場合があります。

適用される同意要件に従い、ページ閲覧、パフォーマンス、アクセス元、端末分類および公開ページの利用状況を把握するため解析サービスを利用する場合があります。

広告またはコンバージョン測定技術を使用する場合、その内容をCookie設定またはCookieポリシーで説明します。

未成年者および代理人

当社の通常のサービスは、18歳以上の方を対象としています。

親権者、法定後見人、その他法的権限を有する代理人がサービスを依頼する場合、医療機関が適法に情報を提供する場合、依頼されたサービスに必要な場合等には、18歳未満の方に関する情報を取り扱うことがあります。

18歳未満の方は、権限を有する成人の関与なく、医療情報、本人確認情報または決済情報を独自に提出しないでください。

本人の権利および開示等の請求

適用法令に応じて、利用者は以下を請求する権利を有する場合があります。

• 当社が自己の情報を保有または取り扱っているかの確認
• 個人情報の開示または写し
• 不正確または不完全な情報の訂正
• 削除、消去、利用停止または制限
• 特定の第三者提供の停止
• 同意の撤回
• 特定の取扱いに対する異議申立て
• 対象情報のデータポータビリティ
• 外国にある第三者への提供に関する情報
• 自動処理に関する一定の見直し

これらの権利には法令上の例外が適用される場合があります。

開示、訂正、利用停止その他の個人情報に関する請求は、[email protected] 宛にEメールで行うことができます。当社は、請求者の本人確認または代理権の確認に合理的に必要な情報を求める場合があります。当社は、請求を速やかに受領確認し、適用法令で定められた期間内に対応するよう努めます。個人情報に関する請求について通常は手数料を請求しませんが、法令で認められる場合には合理的な手数料が適用されることがあります。

また、MedicTranslateプラットフォーム（platform.medictranslate.com）の「Delete My Data（データを削除）」から、ご自身で個人情報の削除を請求することもできます。当社は、ご登録のEメールアドレスに送信する確認コードにより本人確認を行います。未払いの医薬品アセスメント記録およびアップロードされたファイルは、確認が完了した時点で削除されます。支払済みの記録、取引記録、翻訳案件およびサービス依頼は自動的には削除されず、当社担当者が確認のうえご連絡します。一部の記録は「保存期間および削除」に記載のとおり保存される場合があります。

苦情および相談

当社による個人情報の取扱いが適切でないと考える場合は、発生した事象、関係する情報、発生時期、関係するサービスおよび希望する対応を記載し、当社へ連絡してください。

当社は、受領確認、必要情報の確認、調査、結果通知および必要な是正措置を行うよう努め、原則として30日以内に実質的な回答を行います。

適用法令に応じて、日本の個人情報保護委員会、オーストラリア情報コミッショナー事務局、EUの管轄監督機関または英国情報コミッショナー事務局へ申し立てる権利を有する場合があります。

個人情報およびセキュリティ事故

当社は、個人情報または情報セキュリティ事故の疑いを評価し、対応するための手続を整備します。

事故が発生した場合、封じ込め、調査、リスク評価、是正措置、証拠保全ならびに法令上必要な本人および監督機関への通知を行う場合があります。

アカウントの不正使用、文書の誤送付、不正アクセスその他の事象が疑われる場合は、速やかに当社へご連絡ください。

外部ウェブサイトおよびサービス

当社ウェブサイトまたは通信には、第三者のウェブサイトまたはサービスへのリンクが含まれる場合があります。第三者は独自のプライバシーポリシーおよび利用条件に従って情報を取り扱います。当社は、リンクを提供したことのみをもって、独立した第三者の個人情報の取扱いについて責任を負うものではありません。

法人顧客、医療機関および提携先

医療機関、病院、雇用主、保険会社、旅行事業者その他の組織が当社サービスを購入または調整する場合、当該組織から当社へ情報が提供され、当社がその適法な指示に従って情報を取り扱い、追加の契約上の個人情報保護および情報セキュリティ条件が適用される場合があります。

各当事者の責任は、サービスの取決めおよび適用法令によります。

本ポリシーの改定

当社は、サービス、技術、サービス提供者、法令、情報取扱方法または透明性の向上を反映するために本ポリシーを改定する場合があります。

最新のポリシーは、施行日およびバージョン番号とともに当社ウェブサイトへ掲載します。法令上必要な場合、または変更が既存の情報の取扱いに重大な影響を及ぼす場合には、追加の通知を行い、または改めて同意を取得します。

言語および解釈

本ポリシーは、英語、日本語またはその他の言語で提供される場合があります。英語版および日本語版は、同一の個人情報取扱方法を説明することを意図しています。

不一致を発見した場合は、確認のため当社へ連絡してください。適用される強行法規に基づく解釈が優先されます。

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