Acceptance and contractual framework

These Terms of Use (“Terms”) govern access to and use of the MedicTranslate website, customer portal and services supplied by 株式会社ＭｅｄｉｃＴｒａｎｓｌａｔｅ, trading as MedicTranslate (“MedicTranslate”, “we”, “us” or “our”).

By submitting an enquiry, requesting a quotation, creating an account, uploading material, accepting a quotation, making a payment or using a service, you confirm that you have read and agree to these Terms and any service-specific terms incorporated into the applicable quotation, order confirmation, booking confirmation or statement of work.

If you act for another individual or organisation, you warrant that you have authority to bind that person or organisation and to provide the information submitted.

Eligibility, authority and minors

You must be at least 18 years old and legally capable of entering into a contract to purchase services directly.

A parent, legal guardian or other legally authorised representative may request services concerning a minor or another person who cannot contract independently. We may require evidence of identity, guardianship, consent or authority before accepting the request.

Use of the website from a particular country does not mean that our services are lawful, suitable or available in every jurisdiction. You are responsible for complying with laws applicable to you.

Services and role of MedicTranslate

MedicTranslate may provide medical and general document translation, AI-assisted translation with human validation, interpreting, appointment coordination, healthcare navigation, medication and customs-document support, document certification or notary coordination, and related administrative services.

The precise scope, language pair, delivery format, timing, professional involvement and fee are those stated in the accepted quotation or order confirmation.

MedicTranslate is a language, communication and coordination provider. Unless expressly stated in a separate written agreement, we are not a hospital, clinic, pharmacy, medical practitioner, legal practice, immigration adviser, customs authority, insurer or government agency.

Medical, legal and regulatory disclaimer

MedicTranslate provides translation, document preparation, administrative coordination, and general informational support. Our website, communications, assessments, translations, interpretations, and support services do not constitute medical diagnosis, treatment, prescribing, pharmaceutical advice, legal advice, immigration advice, customs advice, customs approval, or regulatory approval.

Any medication-import or customs assessment supplied by MedicTranslate is preliminary and non-binding. It is based solely on the information and documents supplied by the customer and on publicly available official guidance reviewed as at the source-access date stated in the assessment. It is not an official approval, permit, clearance decision, legal opinion, or binding interpretation issued by Japan’s Ministry of Health, Labour and Welfare, the Narcotics Control Department, Japan Customs, a Regional Bureau of Health and Welfare, an airport authority, or any other government body.

Where pharmacist review is included in a service, it is limited to medication identification, formulation details, strength, prescription information, dosage and quantity information appearing in the supplied documents, and document consistency. It does not constitute diagnosis, prescribing, treatment advice, an official regulatory determination, or a substitute for advice from the customer’s treating medical practitioner or pharmacist. It does not create a pharmacist–patient or other clinical relationship.

Medical assessment and treatment decisions remain solely with appropriately qualified healthcare professionals. Final legal, customs, immigration, tax, import, possession, inspection, clearance, release, refusal, seizure, disposal, and regulatory decisions remain solely with the relevant qualified adviser or government authority.

You must not delay or disregard professional advice because of information supplied through our website or services.

Quotations, orders and contract formation

Website descriptions and indicative prices are invitations to enquire and do not constitute binding offers.

A contract is formed when we issue written acceptance, confirm a booking, commence work following your instruction, or receive payment against an accepted quotation, whichever occurs first.

Quotations may be based on estimated word count, page count, language pair, document condition, urgency, formatting, certification, interpreter duration, travel or other disclosed assumptions. We may revise a quotation if the supplied material or requirements differ materially from those assumptions.

Unless stated otherwise, a quotation expires on the date shown in it or, if no expiry date is shown, 14 days after issue.

Unless expressly stated otherwise in the quotation, government, notary, apostille, courier, postage and other third-party supplier fees included in or accompanying a quotation are pass-through or confirmed costs; they are confirmed at the time of booking and may change before booking. Urgent, same-day or otherwise expedited work is individually quoted and subject to confirmation of availability.

Customer materials and instructions

You must provide complete, accurate, legible and lawful materials and instructions, including the intended purpose, target language, required format, deadline, terminology preferences and any known clinical or regulatory context relevant to the service.

You warrant that you have all rights, consents and lawful authority required to submit the materials and permit us and our authorised providers to process them for the requested service.

You must not submit unnecessary personal information or material that infringes copyright, confidentiality, privacy, professional secrecy, court orders or other legal obligations.

We are not responsible for errors, delay or additional cost caused by incomplete, inaccurate, illegible, ambiguous, corrupted or late materials or instructions.

Sensitive information and authorisations

Where materials contain health, identity, financial, travel or other sensitive information, you confirm that submission is necessary for the requested service and that any required consent, notice or authority has been obtained.

If information concerns another person, you must provide that person with access to our Privacy Policy where reasonably practicable and must not falsely represent your authority.

We may pause work while authority, identity or consent is verified.

AI-assisted processing and human validation

Approved artificial intelligence, machine translation, optical character recognition, terminology-management and document-processing tools may assist our workflow.

Where human validation is included in the selected service, an authorised translator, reviewer, interpreter or other qualified person reviews the relevant output. Human validation reduces risk but does not guarantee that every output is error-free.

Identifiable customer medical documents are not used to train MedicTranslate’s own general-purpose AI models. Approved AI, OCR and machine-translation providers are selected and configured so customer content is not used for general-purpose model training, subject to the agreed service configuration and applicable law.

AI tools do not independently diagnose, prescribe, recommend treatment or determine access to healthcare.

Delivery, review and acceptance

Delivery dates are estimates unless a guaranteed deadline is expressly stated in writing. Time begins when we have received all required materials, instructions, approvals and payment.

You must review deliverables promptly and notify us of any alleged error, omission or non-conformity with reasonable detail.

Unless a different review period is stated in the quotation, correction requests should be submitted within 7 days after delivery. This review period does not remove any non-excludable statutory right.

Changes to the source material, instructions, purpose, language, formatting or scope after work begins may be treated as additional work and may require a revised fee or delivery date.

Corrections and revisions

Where a deliverable materially fails to conform to the accepted instructions because of our error, we will, subject to applicable law, use reasonable efforts to correct the affected portion without additional professional fee.

Corrections do not include preference changes, new source content, changes in intended purpose, terminology not previously supplied, third-party edits, formatting changes outside the agreed scope or revisions required because the source was ambiguous or inaccurate.

Certified, notarised, apostilled or otherwise finalised documents may require new third-party fees if they must be reissued.

Interpreting services

Interpreter availability is not guaranteed until confirmed. You must provide accurate appointment details, expected duration, location or connection method, subject matter and language requirements.

Interpreters facilitate communication and do not provide medical, legal or other professional advice. Participants remain responsible for verifying important clinical, legal, consent and procedural decisions.

Bookings are charged for the confirmed minimum duration and may include preparation, travel, waiting time, overtime and expenses as stated in the quotation.

If an appointment runs beyond the booked period, continued interpreter attendance is subject to availability and additional charges.

Cancellation, rebooking, client lateness, clinic or venue delays and appointment overrun may incur additional charges as stated in the quotation or booking confirmation. Final interpreter availability is confirmed after booking.

Clinic, hospital and appointment coordination

MedicTranslate may contact healthcare providers, request availability and transmit information authorised by you. We do not control whether a provider accepts a patient, offers a particular treatment, changes an appointment, requires additional documentation or charges separate fees.

An appointment is not confirmed until written confirmation is issued by MedicTranslate or the healthcare provider.

The healthcare provider is solely responsible for clinical assessment, diagnosis, treatment, consent, prescribing, billing and patient safety.

Medication, customs and travel-document support

MedicTranslate may assist with translation, document preparation, administrative coordination, and preliminary informational assessment concerning medication, customs, personal import, and travel-related documentation.

Any assessment is based on the information and documents provided by the customer and the publicly available official sources reviewed as at the source-access date recorded in the assessment. MedicTranslate may revise, suspend, or withdraw an assessment if additional information is received, supplied information is incomplete or inaccurate, the medicine cannot be reliably identified, official guidance changes, or a relevant authority provides different instructions.

MedicTranslate does not guarantee approval, entry, importation, possession, clearance, release, processing time, or acceptance by any government authority, airline, airport, courier, clinic, pharmacy, transit country, or other third party.

Final decisions concerning whether medication may be imported, possessed, inspected, released, refused, seized, or disposed of are made solely by the relevant authorities.

You are responsible for:

• providing complete, accurate, current, legible, and authentic information and documents;
• confirming the medicine name, active ingredients, formulation, strength, dosage, prescribed quantity, intended use, and traveller identity;
• confirming that the quantity carried corresponds with the prescription and stated period of personal use;
• complying with applicable requirements in Japan and in any departure or transit jurisdiction;
• checking airline and transport requirements;
• complying with deadlines and requests issued by the relevant authorities; and
• obtaining confirmation directly from the relevant authority where an official or binding determination is required.

Practical suggestions, including retaining original labelled packaging and carrying prescriptions or supporting documents during travel, are recommendations unless expressly identified as legal requirements in the applicable official source.

You must not travel with medication solely in reliance on a preliminary assessment, translation, draft document, website statement, or informal communication where official confirmation or permission is required.

Third-party professional services and subcontractors

Where requested, we may coordinate services supplied by notaries, clinics, laboratories, couriers, apostille agents, lawyers or other independent professionals (“Third-Party Professionals”).

Third-Party Professional acceptance, availability, professional judgement, fees and processing times are outside our control. Separate third-party terms may apply.

We may collect third-party charges in advance or act as a disclosed coordinator. Unless expressly stated otherwise, the Third-Party Professional remains responsible for its own professional service.

Where the accepted quotation or order confirmation expressly states that a particular professional is engaged directly by you, or that MedicTranslate acts only as an introducer or coordinator of that professional’s service, that professional is a Third-Party Professional under this clause.

Fees, currency, taxes and payment

You must pay the fees, taxes, expenses and third-party charges stated in the accepted quotation or order confirmation.

Prices are stated in the currency shown and may exclude bank charges, foreign-exchange charges, withholding, consumption tax, GST, VAT or other applicable taxes unless expressly stated otherwise.

Third-party charges collected or coordinated by us, including government, notary, apostille, courier and postage fees, are pass-through or confirmed costs and may change before booking. Where such a change occurs before booking, we will state the updated amount before you confirm.

Payment is due at the time stated in the quotation or invoice. We may require full or partial advance payment and may suspend work or withhold delivery while an amount is overdue.

Payment providers, including Stripe, may apply their own terms and security checks. We do not ordinarily store complete payment-card numbers or security codes on our own servers.

Cancellations, rescheduling and refunds

Cancellation and rescheduling rights depend on the service, timing, professional commitments and work already performed.

• Translation or document work may be charged for work completed, committed professional time, non-recoverable third-party costs and administrative processing incurred before cancellation.
• Interpreter and appointment bookings may be subject to minimum charges or cancellation fees stated in the quotation or booking confirmation.
• Rebooking, client lateness, clinic or provider delays and appointment overrun may incur additional charges as stated in the quotation or booking confirmation.
• Urgent, customised, certified, notarised or completed services may not be refundable except where required by law.

Any refund will be made to the original payment method where reasonably practicable and may be reduced by lawful non-recoverable third-party or payment-processing costs.

Privacy, confidentiality and data handling

Personal information is handled in accordance with our Privacy Policy, which forms part of these Terms.

Before submitting a prescription, medical record, doctor’s letter, identification document, travel document, or other sensitive information, you must review the Privacy Policy and any privacy collection notice presented at the point of submission. Where consent is required, you must provide it through the applicable collection process before submitting the information.

The Privacy Policy is the primary source of information about how we handle personal information, including the purposes of collection, authorised access, service providers, possible overseas access or processing, retention, deletion, access and correction rights, and available complaint channels. Where a privacy collection notice is presented at the point of submission, it sets out the matters relevant to that particular submission and should be read together with the Privacy Policy.

Email and ordinary messaging services may involve security and confidentiality risks. You should use the secure upload or communication method provided by MedicTranslate where reasonably available.

We apply confidentiality and access restrictions to customer materials and may disclose them only as reasonably necessary to authorised personnel, assigned professionals, approved service providers, healthcare organisations, advisers and authorities.

Uploaded medical documents and completed translation outputs are removed from the active customer-service environment within 7 days after delivery or project closure, unless a different period is authorised or retention is required for legal, security, backup, dispute or continuing-service purposes.

You are responsible for securely storing downloaded deliverables and for using an appropriate transmission method when sharing sensitive documents.

Acceptable use

You must not use the website or services to:

• violate any law, professional obligation, court order, sanction or export-control requirement;
• submit unlawful, fraudulent, deceptive, defamatory, threatening, exploitative or infringing material;
• impersonate another person or misrepresent authority, identity, medical condition or documentation;
• obtain or facilitate false prescriptions, fraudulent certificates, unlawful medication importation or improper access to healthcare;
• introduce malware, probe security, bypass access controls, scrape restricted content or disrupt systems;
• use deliverables to mislead a healthcare provider, authority, insurer, employer or court; or
• resell or systematically reproduce the service without written permission.

We may investigate suspected misuse and may preserve or disclose relevant information where legally permitted or required.

Accounts and security

You are responsible for maintaining the confidentiality of account credentials, access links and devices and for all activity undertaken through your account unless caused by our breach.

You must notify us promptly of suspected unauthorised access, incorrect document delivery, compromised credentials or other security concerns.

We may require password changes, multi-factor authentication, identity verification or other reasonable security steps.

Intellectual property

The MedicTranslate name, logo, website, software, templates, design, workflow, databases, general glossaries and original content are owned by or licensed to MedicTranslate and protected by intellectual-property laws.

Subject to full payment, you receive a non-exclusive licence to use the final deliverable for the purpose disclosed when ordering. Ownership of your source materials remains with you or the relevant rights holder.

You grant us and our authorised providers a limited, non-exclusive licence to reproduce, process, translate, format and transmit customer materials solely to provide, secure and administer the requested service and meet legal obligations.

Pre-existing tools, methods, terminology resources and know-how remain the property of their respective owners. De-identified terminology may be incorporated into internal glossaries as described in the Privacy Policy.

Third-party websites, platforms and communications

The website or services may link to or rely on third-party platforms, including cloud, payment, booking, video, messaging, map, analytics and healthcare systems.

Third parties operate under their own terms and privacy policies. We are not responsible for independent third-party content, availability, security or decisions, except to the extent liability cannot lawfully be excluded.

Email and ordinary messaging channels may carry security risks. Use the secure upload or communication method made available for sensitive documents where practicable.

Service availability and changes

We aim to provide reliable services but do not guarantee uninterrupted, error-free or universally available access.

We may perform maintenance, modify features, replace providers, change workflows, restrict access or discontinue a service where reasonably necessary for security, compliance, quality, availability or business reasons.

Where a material change affects an accepted order, we will use reasonable efforts to provide an appropriate alternative, revised timing or remedy required by law.

Events outside reasonable control

We are not responsible for delay or failure caused by events beyond our reasonable control, including natural disaster, severe weather, epidemic, war, terrorism, civil disorder, government action, border restriction, labour dispute, telecommunications or cloud outage, cyberattack, utility failure, transport disruption, illness or unavailability of an independent professional.

We will use reasonable efforts to mitigate the impact and resume the affected service. This clause does not exclude rights that cannot lawfully be excluded.

Warranties and disclaimers

We will provide services with the level of care and skill required by applicable law and in substantial accordance with the accepted service description.

Subject to non-excludable rights, we do not warrant that:

• a translation or interpretation will be completely error-free or suitable for an undisclosed purpose;
• a clinic, authority, court, airline, pharmacy, insurer or other third party will accept a document or request;
• a particular professional, appointment, treatment, visa, import approval or regulatory outcome will be available;
• third-party systems will operate without interruption;
• website information will remain current for every jurisdiction;
• a preliminary medication-import assessment is complete, error-free, or suitable for an undisclosed purpose;
• publicly available official guidance will remain unchanged after the recorded source-access date;
• an authority will interpret its rules in the same manner as MedicTranslate;
• an authority will not request additional information, documents, inspection, clarification, permission, or professional advice;
• a pharmacist review will identify every error, inconsistency, contraindication, or issue; or
• a customer’s travel, boarding, entry, medication possession, or customs clearance will proceed without interruption.

Limitation of liability

Nothing in these Terms excludes or limits liability where exclusion or limitation is prohibited by law, including liability for fraud, wilful misconduct, gross negligence where it cannot be limited, death or personal injury caused by negligence where applicable, or breach of a non-excludable consumer guarantee.

To the maximum extent permitted by law, MedicTranslate is not liable for indirect, consequential, special or punitive loss, loss of profit, revenue, opportunity, reputation or anticipated savings, or loss arising from an undisclosed intended use, third-party decision, customer error, inaccurate source material or failure to follow professional advice.

To the maximum extent permitted by law, and only to the extent that the relevant loss was not caused by MedicTranslate’s breach, negligence, wilful misconduct, or unlawful conduct, MedicTranslate is not responsible for loss, delay, expense, confiscation, refused importation, denied boarding, interrupted travel, missed transport, additional accommodation, authority fees, medical consequences, or other damage caused by incomplete, inaccurate, inconsistent, or late information supplied by the customer; changes in law or official guidance after the recorded source-access date; decisions, requests, delays, acts, or omissions of government authorities, airlines, airports, couriers, healthcare providers, notaries, translators, or other independent third parties; or the customer’s failure to obtain required official confirmation or follow applicable professional or authority instructions.

Where liability may lawfully be limited, our aggregate liability arising from a particular service is limited, at our option where permitted, to re-supplying the affected service, paying the reasonable cost of re-supply, or refunding the amount paid for the affected service.

Any monetary cap does not apply to the extent a court determines that applying it would be unlawful or unreasonable under mandatory law.

Customer responsibility and indemnity

You are responsible for decisions made using the deliverables, for obtaining appropriate professional review where required and for ensuring that documents are suitable for their intended legal, clinical, customs, immigration, insurance or regulatory use.

To the extent permitted by law, you indemnify MedicTranslate against third-party claims, losses and reasonable costs arising from your unlawful materials, lack of authority, infringement of third-party rights, fraudulent or prohibited use, or material breach of these Terms.

This indemnity does not apply to the extent the loss was caused by MedicTranslate’s breach, negligence or unlawful conduct.

Suspension and termination

We may suspend or terminate access or an order where:

• payment is overdue;
• required information, consent or authority is not provided;
• we reasonably suspect unlawful, fraudulent, unsafe or abusive use;
• continued performance would breach law, professional obligations or provider requirements;
• security or system integrity is at risk; or
• you materially breach these Terms and fail to remedy the breach where it is capable of remedy.

Termination does not affect accrued rights, payment obligations, confidentiality, intellectual property, liability provisions or clauses intended to survive termination.

Complaints and dispute resolution

Please send service complaints to info@medictranslate.com with the order reference, relevant facts and requested outcome.

We will seek to acknowledge the complaint, investigate it and provide a substantive response within a reasonable period. Privacy complaints are handled under the Privacy Policy.

Before commencing court proceedings, each party should attempt in good faith to resolve the dispute through direct discussion, except where urgent injunctive relief, a statutory complaint process or immediate legal action is reasonably necessary.

Changes to these Terms

We may update these Terms for legal, regulatory, security, technical or operational reasons.

The version published when an order is accepted generally applies to that order unless a change is required by law, agreed with you or is clearly beneficial and does not materially prejudice you.

Material changes affecting ongoing accounts or services will be notified where required by law.

General legal provisions

Assignment

You may not transfer an order or these Terms without our written consent. We may transfer our rights and obligations as part of a genuine corporate restructuring or business transfer, subject to applicable law and privacy obligations.

Severability

If a provision is invalid or unenforceable, it will be read down to the minimum extent necessary or severed, and the remaining provisions continue.

No waiver

Failure or delay in enforcing a right is not a waiver of that right.

Entire agreement

The applicable accepted quotation, order confirmation, service-specific terms, Privacy Policy and these Terms constitute the agreement concerning the service, except for representations or rights that cannot lawfully be excluded.

Electronic communications

You consent to receiving contractual notices and service communications electronically, subject to applicable law.

Governing law and jurisdiction

These Terms are governed by the laws of Japan, without excluding any mandatory consumer protection or other rights that apply regardless of that choice.

Subject to any mandatory forum or statutory dispute right, the Kobe District Court has exclusive jurisdiction as the court of first instance over disputes arising from these Terms or the services.

Nothing in this clause prevents a consumer from using a regulator, tribunal, court or dispute process available under mandatory law.

Language

These Terms are provided in English and Japanese. Both versions are intended to express the same agreement.

If there is an inconsistency, the Japanese version prevails to the extent permitted by applicable law. Mandatory rights under the law applicable to the customer are not affected.

Contact

規約への同意および契約関係

本利用規約（以下「本規約」）は、株式会社ＭｅｄｉｃＴｒａｎｓｌａｔｅ（以下「当社」）が提供するウェブサイト、顧客ポータルおよび各種サービスの利用条件を定めるものです。

問い合わせ、見積依頼、アカウント作成、資料のアップロード、見積の承諾、支払またはサービス利用を行うことにより、利用者は、本規約ならびに見積書、注文確認書、予約確認書または業務仕様書に含まれる個別条件を確認し、同意したものとします。

他の個人または法人を代理して利用する場合、利用者は、その者を法的に拘束し、情報を提供する権限を有することを表明し保証します。

利用資格、権限および未成年者

サービスを直接購入する方は、18歳以上であり、契約を締結する法的能力を有している必要があります。

親権者、法定後見人またはその他法的権限を有する代理人は、未成年者または独立して契約できない方に関するサービスを依頼できます。当社は本人確認、親権、同意または代理権を示す資料を求める場合があります。

特定の国からウェブサイトを利用できることは、当社サービスが全ての法域において適法、適切または利用可能であることを意味しません。利用者は、自らに適用される法令を遵守する責任を負います。

サービス内容および当社の役割

当社は、医療・一般文書翻訳、AI支援翻訳および人による確認、通訳、予約調整、医療機関受診支援、医薬品・税関関連書類支援、公証・認証等の調整および関連事務サービスを提供する場合があります。

具体的な業務範囲、言語、納品形式、納期、専門職の関与および料金は、承諾済見積書または注文確認書に記載された内容によります。

当社は言語、コミュニケーションおよび調整サービス提供者であり、別途書面合意がない限り、病院、診療所、薬局、医療従事者、法律事務所、入管アドバイザー、税関当局、保険会社または行政機関ではありません。

医療・法律・規制上の免責

当社は、翻訳、文書作成、事務的調整および一般的な情報提供による支援を行います。当社のウェブサイト、通信、査定、翻訳、通訳および支援サービスは、医学的診断、治療、処方、薬事上の助言、法律上の助言、入管に関する助言、税関に関する助言、税関の承認または規制上の承認を構成するものではありません。

当社が提供する医薬品輸入または税関に関する査定は、いずれも予備的なものであり、法的拘束力を有しません。当該査定は、利用者から提供された情報および書類、ならびに査定書に記載された情報源確認日時点で確認した公表済みの公的案内のみに基づきます。当該査定は、厚生労働省、麻薬取締部、税関、地方厚生局、空港当局その他の政府機関が発行する正式な承認、許可、通関決定、法的意見または拘束力のある解釈ではありません。

サービスに薬剤師による確認が含まれる場合、当該確認は、提出書類に記載された医薬品の特定、剤形、含量、処方情報、用法・用量および数量に関する情報、ならびに書類間の整合性の確認に限られます。当該確認は、診断、処方、治療上の助言、公的な規制上の判断、または利用者の主治医もしくはかかりつけ薬剤師による助言の代替を構成するものではなく、薬剤師と患者との関係その他の臨床上の関係を生じさせるものでもありません。

医学的な評価および治療に関する判断は、適切な資格を有する医療専門職のみが行います。法律、税関、入管、税務、輸入、所持、検査、通関、引渡し、拒否、差押え、廃棄および規制に関する最終判断は、適切な資格を有する専門家または政府機関のみが行います。

当社のウェブサイトまたはサービスを通じて提供された情報を理由として、専門家の助言を遅らせ、または無視してはなりません。

見積、注文および契約成立

ウェブサイト上の説明および参考価格は問い合わせの案内であり、法的拘束力のある申込みではありません。

当社が書面で受諾した時、予約を確認した時、利用者の指示に基づき業務を開始した時、または承諾済見積に対する支払を受領した時のうち、最も早い時点で契約が成立します。

見積は、推定語数、ページ数、言語、原稿の状態、緊急度、書式、認証、通訳時間、移動その他開示された前提に基づく場合があります。資料または要件がこれらの前提と大きく異なる場合、当社は見積を変更できます。

別段の定めがない限り、見積は記載された期限に、期限の記載がない場合は発行後14日で失効します。

見積書に別段の明示がない限り、見積書に含まれ、または付随する政府機関、公証人、アポスティーユ、配送、郵送その他の第三者費用は、実費（パススルー）または確認済費用であり、予約時点で確定し、予約前に変更されることがあります。緊急、当日その他の特急対応は個別見積とし、対応可否の確認を条件とします。

利用者資料および指示

利用者は、完全、正確、判読可能かつ適法な資料および指示を提供し、利用目的、対象言語、形式、期限、用語上の希望ならびに必要な臨床・規制上の背景を伝えるものとします。

利用者は、提出資料を当社および承認された委託先が処理するために必要な権利、同意および権限を有することを保証します。

利用者は、不要な個人情報、または著作権、秘密保持、プライバシー、職業上の守秘義務、裁判所命令その他の法的義務を侵害する資料を提出してはなりません。

不完全、不正確、不鮮明、曖昧、破損または遅れて提出された資料・指示に起因する誤り、遅延または追加費用について、当社は責任を負いません。

要配慮情報および権限

健康、本人確認、金融、渡航その他要配慮情報を含む資料を提出する場合、利用者は、提出が依頼サービスに必要であり、必要な同意、通知または権限を取得していることを確認します。

情報が他者に関するものである場合、利用者は、合理的に可能な範囲でその者が当社プライバシーポリシーを確認できるようにし、自らの権限について虚偽の表明をしてはなりません。

当社は、権限、本人確認または同意が確認されるまで業務を保留する場合があります。

AI支援処理および人による確認

承認されたAI、機械翻訳、光学文字認識、用語管理および文書処理ツールを業務補助に利用する場合があります。

選択されたサービスに人による確認が含まれる場合、権限を付与された翻訳者、レビュー担当者、通訳者または適切な担当者が出力を確認します。ただし、全ての誤りが完全に排除されることを保証するものではありません。

個人を識別可能な顧客医療文書を、当社の汎用AIモデルの学習に使用しません。承認されたAI、OCRおよび機械翻訳サービスは、合意された設定および適用法令に従い、顧客コンテンツが汎用モデル学習に使用されないよう選定・設定されます。

AIツールは、独自に診断、処方、治療の推奨または医療へのアクセスの判断を行うことはありません。

納品、確認および受領

保証期限が書面で明示されている場合を除き、納期は見込みです。必要資料、指示、承認および支払を全て受領した時点から作業期間を計算します。

利用者は納品物を速やかに確認し、誤り、欠落または不適合がある場合は具体的な内容を通知してください。別段の定めがない限り、訂正依頼は納品後7日以内に行ってください。この期間は、法令上排除できない権利を制限するものではありません。

業務開始後の原資料、指示、目的、言語、書式または範囲の変更は、追加業務として扱われ、料金または納期の変更を要する場合があります。

訂正および修正

当社の誤りにより納品物が承諾済指示に重大に適合しない場合、適用法令に従い、影響部分を追加の専門作業料なしで訂正するよう合理的に努めます。

表現上の好み、新規原文、利用目的の変更、未提供用語、第三者による編集、範囲外の書式変更または曖昧・不正確な原文に起因する変更は、無償訂正に含まれません。

認証、公証、アポスティーユその他確定済みの文書を再発行する場合、新たな第三者費用が発生することがあります。

通訳サービス

通訳者の確保は予約確定まで保証されません。利用者は、正確な日時、予定時間、場所または接続方法、分野および言語要件を提供してください。

通訳者はコミュニケーションを支援するものであり、医療、法律その他専門的助言を提供しません。参加者は、重要な臨床上、法律上、同意および手続上の判断の確認について引き続き責任を負います。

確認済最低時間、準備、移動、待機、延長および経費について、見積または予約確認に従い料金が発生する場合があります。

予約時間を超過した場合、通訳者の継続対応は、対応可否および追加料金の対象となります。

キャンセル、再予約、利用者の遅刻、医療機関等の遅延および予約時間の超過については、見積書または予約確認書に記載のとおり追加料金が発生する場合があります。通訳者の最終的な確保は、予約後に確定します。

医療機関および予約調整

当社は、利用者の承認に基づき医療機関へ連絡し、空き状況を確認し、情報を送信する場合があります。当社は、患者受入れ、治療提供、予約変更、追加資料、別料金等を管理または保証しません。

予約は、当社または医療機関から書面の確定通知が発行されるまで確定しません。

臨床評価、診断、治療、同意、処方、請求および患者安全については、医療機関が単独で責任を負います。

医薬品、税関および渡航書類支援

当社は、医薬品、税関、個人輸入および渡航関連書類に関する翻訳、文書作成、事務的調整および予備的な情報提供査定を支援する場合があります。

査定は、利用者から提供された情報および書類、ならびに査定書に記録された情報源確認日時点で確認した公表済みの公的情報源に基づきます。追加情報を受領した場合、提供された情報が不完全もしくは不正確である場合、医薬品を確実に特定できない場合、公的案内が変更された場合、または所管機関から異なる指示があった場合、当社は査定を修正、停止または撤回することがあります。

当社は、政府機関、航空会社、空港、配送業者、医療機関、薬局、経由国その他の第三者による承認、入国、輸入、所持、通関、引渡し、処理期間または受理を保証しません。

医薬品の輸入、所持、検査、引渡し、拒否、差押えまたは廃棄の可否に関する最終判断は、所管機関のみが行います。

利用者は、以下の事項について責任を負います。

• 完全、正確、最新、判読可能かつ真正な情報および書類を提供すること
• 医薬品名、有効成分、剤形、含量、用法・用量、処方数量、使用目的および渡航者本人の同一性を確認すること
• 携行数量が処方および申告された個人使用期間に対応していることを確認すること
• 日本ならびに出発国および経由国において適用される要件を遵守すること
• 航空会社および運送に関する要件を確認すること
• 所管機関が定める期限および要請に従うこと
• 公的または拘束力のある判断が必要な場合、所管機関から直接確認を得ること

元の表示ラベル付き包装を保持することや、渡航中に処方箋または補足書類を携行することを含む実務上の提案は、適用される公的情報源において法的要件として明示されていない限り、推奨事項にとどまります。

公的な確認または許可が必要な場合、予備的査定、翻訳、文書案、ウェブサイト上の記載または非公式な連絡のみに依拠して医薬品を携行して渡航してはなりません。

第三者専門サービスおよび業務委託先

ご依頼に応じて、当社は、公証人、医療機関、検査機関、配送業者、アポスティーユ代行者、弁護士その他の独立専門職（以下「第三者専門職」といいます）が提供するサービスを調整する場合があります。

第三者専門職による受理、対応可否、専門的判断、料金および処理期間は当社の管理外であり、第三者独自の条件が適用される場合があります。

当社は第三者費用を事前に収受し、または明示された調整者として行為することがあります。別段の明示がない限り、第三者専門職は自らの専門サービスについて責任を負います。

承諾済見積書または注文確認書において、特定の専門職が利用者により直接起用されること、または当社が当該専門職のサービスについて紹介もしくは調整のみを行うことが明示されている場合、当該専門職は本条にいう第三者専門職とします。

料金、通貨、税金および支払

利用者は、承諾済見積書または注文確認書に記載された料金、税金、経費および第三者費用を支払うものとします。

価格は表示通貨で示され、別段の明示がない限り、銀行手数料、為替手数料、源泉税、消費税、GST、VATその他税金を含まない場合があります。

当社が収受または調整する第三者費用（政府機関、公証人、アポスティーユ、配送および郵送に関する費用を含みます）は、実費（パススルー）または確認済費用であり、予約前に変更されることがあります。予約前に変更が生じた場合、確定前に変更後の金額をお知らせします。

支払は、見積書または請求書に記載された時期に行うものとします。当社は前払または一部前払を求め、未払がある間、業務または納品を停止できます。

Stripeを含む決済事業者には、独自の条件およびセキュリティ確認が適用される場合があります。当社は通常、カード番号全体またはセキュリティコードを自社サーバーに保存しません。

キャンセル、日程変更および返金

キャンセルおよび日程変更の条件は、サービス内容、通知時期、専門職の確保および既に実施された業務によります。

• 翻訳・文書業務では、キャンセル時点までの作業、確保済専門時間、回収不能な第三者費用および事務費用が請求される場合があります。
• 通訳・予約では、見積または予約確認に記載された最低料金またはキャンセル料が適用される場合があります。
• 再予約、利用者の遅刻、医療機関等の遅延および予約時間の超過については、見積書または予約確認書に記載のとおり追加料金が発生する場合があります。
• 緊急、個別制作、認証、公証または完了済サービスは、法令上必要な場合を除き返金対象外となる場合があります。

返金は、合理的に可能な場合、元の支払方法へ行うものとし、法令上認められる回収不能な第三者費用または決済手数料を控除することがあります。

個人情報、秘密保持およびデータ取扱い

個人情報は、本規約の一部を構成する当社プライバシーポリシーに従い取り扱います。

処方箋、診療記録、医師の書簡、本人確認書類、渡航書類その他の要配慮情報を提出する前に、プライバシーポリシーおよび提出時に表示される個人情報の取得に関する通知を確認してください。同意が必要な場合、情報の提出前に、該当する取得手続を通じて同意を行ってください。

個人情報の取扱いに関する事項（取得目的、アクセスを許可される者、サービス提供者、海外におけるアクセスまたは処理の可能性、保存期間、削除、開示および訂正の請求ならびに苦情の申出先を含みます。）は、主としてプライバシーポリシーに定めています。提出時に個人情報の取得に関する通知が表示される場合、当該通知には、当該提出に関連する事項が記載され、プライバシーポリシーと併せてお読みいただくものとします。

Eメールおよび通常のメッセージサービスには、セキュリティおよび秘密保持上のリスクが伴う場合があります。合理的に利用可能な場合は、当社が提供する安全なアップロードまたは通信方法をご利用ください。

顧客資料には秘密保持およびアクセス制限を適用し、必要な範囲で権限を有する担当者、専門職、承認されたサービス提供者、医療機関、専門アドバイザーおよび公的機関へ提供する場合があります。

アップロードされた医療文書および完成翻訳は、別の期間が承認された場合または法令、セキュリティ、バックアップ、紛争もしくは継続サービス上必要な場合を除き、納品または案件終了後7日以内に通常の顧客サービス環境から削除されます。

利用者は、ダウンロードした納品物を安全に保管し、機微な文書を共有する際に適切な送信方法を使用する責任を負います。

禁止事項

利用者は、以下の目的または方法でウェブサイトまたはサービスを利用してはなりません。

• 法令、専門職義務、裁判所命令、制裁または輸出管理に違反する行為
• 違法、詐欺的、虚偽、脅迫的または権利侵害資料の提出
• なりすましまたは権限、本人、病状もしくは書類の虚偽表示
• 虚偽処方、偽造証明、不法な医薬品輸入または不正な医療アクセス
• マルウェア導入、セキュリティ探索、アクセス制御回避またはシステム妨害
• 医療機関、行政機関、保険会社、雇用主または裁判所を誤認させる利用
• 書面による許可のないサービスの再販売または組織的複製

当社は、不正利用の疑いを調査し、法令上許容または要求される場合、関連情報を保全または開示することがあります。

アカウントおよびセキュリティ

利用者は、アカウント認証情報、アクセスリンクおよび端末を安全に管理する責任を負い、当社の違反に起因する場合を除き、アカウントを通じて行われた全ての行為について責任を負います。

不正アクセス、誤送信、認証情報の侵害その他セキュリティ上の懸念を認識した場合、速やかに当社へ通知してください。

当社は、パスワードの変更、多要素認証、本人確認その他合理的なセキュリティ措置を求めることがあります。

知的財産権

MedicTranslateの名称、ロゴ、ウェブサイト、ソフトウェア、テンプレート、デザイン、ワークフロー、データベース、一般用語集および当社独自コンテンツは、当社またはライセンサーに帰属します。

料金全額の支払を条件として、利用者は注文時に開示した目的のために最終納品物を利用する非独占的権利を得ます。原資料の権利は利用者または正当な権利者に残ります。

利用者は、サービス提供、セキュリティ管理および法令遵守のために必要な範囲で、顧客資料を複製、処理、翻訳、整形および送信する限定的権利を当社および承認された委託先に許諾します。

既存のツール、手法、用語資源およびノウハウは、それぞれの権利者に帰属します。個人を識別できない用語は、プライバシーポリシーの記載に従い、社内用語集に組み込まれることがあります。

第三者ウェブサイト、プラットフォームおよび通信

当社サービスは、クラウド、決済、予約、ビデオ、メッセージ、地図、解析および医療システム等の第三者プラットフォームを利用する場合があります。

第三者には独自の利用条件およびプライバシーポリシーが適用されます。当社は、法令上責任を排除できない範囲を除き、独立した第三者のコンテンツ、可用性、セキュリティまたは判断について責任を負いません。

Eメールおよび通常のメッセージ手段には、セキュリティ上のリスクが伴う場合があります。機微な資料には、可能な限り当社が提供する安全なアップロードまたは通信方法を使用してください。

サービスの可用性および変更

当社は安定したサービス提供に努めますが、中断、エラーまたは全地域での利用可能性を保証しません。

セキュリティ、法令遵守、品質、可用性または事業上合理的に必要な場合、保守、機能変更、委託先変更、アクセス制限またはサービス終了を行う場合があります。

重大な変更が承諾済注文に影響する場合、当社は、適切な代替、納期の変更または法令上必要な救済の提供に合理的に努めます。

合理的支配を超える事由

自然災害、悪天候、感染症、戦争、テロ、騒乱、行政措置、国境制限、労働争議、通信・クラウド障害、サイバー攻撃、停電、輸送障害、疾病または独立専門職の不在等、当社の合理的支配を超える事由による遅延または不履行について、当社は責任を負いません。

当社は、影響の軽減および対象サービスの再開に合理的に努めます。本条は、法令上排除できない権利を排除するものではありません。

保証および免責

当社は、適用法令が要求する注意と技能をもって、承諾済サービス内容に実質的に従いサービスを提供します。

法令上排除できない権利を除き、当社は以下の事項を保証しません。

• 翻訳または通訳が完全に無誤であること、または開示されていない目的に適合すること
• 医療機関、行政機関、裁判所、航空会社、薬局、保険会社その他の第三者が文書または依頼を受理すること
• 特定の専門職、予約、治療、査証、輸入承認または規制上の結果が得られること
• 第三者システムが中断なく稼働すること
• ウェブサイトの情報が全ての法域について最新であり続けること
• 予備的な医薬品輸入査定が完全であること、誤りがないこと、または開示されていない目的に適合すること
• 公表済みの公的案内が、記録された情報源確認日以降も変更されないこと
• 所管機関が当社と同一の解釈により規則を運用すること
• 所管機関が追加の情報、書類、検査、説明、許可または専門家の助言を求めないこと
• 薬剤師による確認が、全ての誤り、不整合、禁忌または問題を発見すること
• 利用者の渡航、搭乗、入国、医薬品の所持または通関が中断なく進行すること

責任制限

本規約は、詐欺、故意、法令上制限できない重過失、適用される場合の過失による死亡・人身損害、または排除できない消費者保証違反等、法令上排除または制限できない責任を排除しません。

法令で認められる最大限の範囲で、当社は間接損害、結果損害、特別損害、懲罰的損害、利益・収益・機会・信用・期待節約の喪失、非開示目的、第三者判断、利用者の誤り、不正確な原資料または専門家助言不遵守に起因する損害について責任を負いません。

法令で認められる最大限の範囲で、かつ当該損害が当社の義務違反、過失、故意の不正行為または違法行為に起因しない範囲に限り、当社は、利用者が提供した情報の不完全、不正確、不整合もしくは遅延、記録された情報源確認日以降の法令もしくは公的案内の変更、政府機関、航空会社、空港、配送業者、医療提供者、公証人、翻訳者その他の独立した第三者による決定、要請、遅延、作為もしくは不作為、または利用者が必要な公的確認を取得せず、もしくは適用される専門家もしくは当局の指示に従わなかったことに起因する損失、遅延、費用、没収、輸入拒否、搭乗拒否、渡航の中断、交通機関の乗り遅れ、追加の宿泊費、当局手数料、医学的影響その他の損害について責任を負いません。

法令上制限可能な場合、特定サービスに関する当社の責任は、影響サービスの再提供、合理的な再提供費用または支払済当該サービス料金の返金のいずれかに限定されます。

金銭的上限は、裁判所がその適用を強行法規上違法または不合理と判断する範囲では適用されません。

利用者責任および補償

利用者は、納品物を使用して行う判断、必要な専門家確認および法的、臨床、税関、入管、保険または規制上の目的への適合確認について責任を負います。

法令で認められる範囲で、違法資料、権限欠如、第三者権利侵害、詐欺的・禁止利用または本規約の重大違反に起因する第三者請求等について当社を補償します。ただし、当社の違反、過失または違法行為に起因する範囲を除きます。

停止および契約終了

未払、必要情報・同意・権限の欠如、違法、詐欺的、危険または濫用的な利用の合理的疑い、法令・専門職義務違反の可能性、セキュリティリスクまたは本規約の重大違反がある場合、当社はアクセスまたは注文を停止・終了できます。

契約終了は、既に発生した権利、支払義務、秘密保持、知的財産、責任および終了後も存続すべき条項に影響しません。

苦情および紛争解決

サービスに関する苦情は、注文番号、事実関係および希望する解決内容を記載し、info@medictranslate.comへ送付してください。

当社は受領確認、調査および合理的期間内の実質的回答に努めます。プライバシーに関する苦情はプライバシーポリシーに従います。

緊急差止め、法定苦情手続または即時法的措置が必要な場合を除き、裁判前に誠実な協議による解決を試みるものとします。

本規約の変更

当社は、法令、規制、セキュリティ、技術または運用上の理由により本規約を変更できます。

原則として、注文承諾時に掲載された版が当該注文に適用されます。ただし、法令上必要な場合、合意した場合、または利用者を重大に不利益にしない有利な変更を除きます。

継続中のアカウントまたはサービスに影響する重大な変更は、法令上必要な場合に通知します。

一般条項

譲渡

利用者は当社の書面同意なく注文または本規約上の地位を移転できません。当社は、法令およびプライバシー義務に従い、真正な組織再編または事業譲渡に伴い権利義務を移転できます。

分離可能性

ある条項が無効または執行不能である場合、必要最小限の範囲で修正または分離され、残りの条項は存続します。

権利放棄の否定

権利行使の不作為または遅延は、その権利の放棄を意味しません。

完全合意

承諾済見積、注文確認、個別条件、プライバシーポリシーおよび本規約が、法令上排除できない表示または権利を除き、当該サービスに関する合意を構成します。

電子的通信

利用者は、適用法令に従い、契約上の通知およびサービスに関する連絡を電子的に受領することに同意します。

準拠法および管轄

本規約は日本法に準拠します。ただし、法選択にかかわらず適用される強行的な消費者保護その他の権利を排除しません。

強行的な管轄または法定紛争手続に反しない限り、本規約またはサービスに起因する紛争について、神戸地方裁判所を第一審の専属的合意管轄裁判所とします。

本条は、強行法規上利用可能な規制当局、審判機関、裁判所または紛争解決手続を消費者が利用することを妨げません。

言語

本規約は英語および日本語で提供され、同一の合意を表すことを意図しています。

両版に不一致がある場合、適用法令で認められる範囲で日本語版が優先します。利用者に適用される強行法規上の権利は影響を受けません。

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